I vår podcast När alla vinner, som vi gör tillsammans med Suntarbetsliv, möter du verksamheter inom kommuner, regioner och kommunala företag som framgångsrikt arbetar för att skapa friska arbetsplatser. Genom att dela sina erfarenheter och metoder erbjuder de värdefull inspiration och konkreta tips hur man kan stärka sin arbetsmiljö i vardagen.
Här på sidan finns alla tio avsnitt tillgängliga, och till varje avsnitt kommer du att kunna läsa en tillhörande artikel. Artiklarna publiceras löpande under hösten.
Läs och lyssna för att skapa en bättre arbetsmiljö!
Så gjorde vi för att komma igång
Hur kommer man igång med arbetet att skapa en friskare arbetsplats? Det har Markus Hultcrantz och Joakim Danielsson i Flens kommun svaret på. I det första avsnittet av ”När alla vinner”, en podd från KPA Pension och Suntarbetsliv, berättar de om steget från ord till handling.
Lyssna på hela reportaget i avsnitt 1
Sjukfrånvaron var hög, Arbetsmiljöverket kom med kritik och korridorsnacket blev en negativ spiral. Att vara anställd i Flens kommun var helt enkelt inte roligt.
– Jag tänkte att ”allting kan ju inte vara dåligt – inte ens i Flen”, säger HR-chef Joakim Danielsson ironiskt.
Så i vilken ände började arbetet? Jo, med insikten om att detta var något arbetsgivaren inte kunde göra på egen hand. Så Joakim Danielsson krokade arm med huvudskyddsombudet Markus Hultcrantz – som delade bilden av arbetsmiljön:
– Det fanns ett ganska långvarigt missnöje som på många sätt var grundat.
De två var inte eniga om allt, men rörande överens om målet.
– Arbetsmiljö är ju alla med och skapar och det kanske man glömmer ibland. Det finns ju ingen som inte är en del av någon annans arbetsmiljö, säger Joakim Danielsson.
Tillsammans började han och Markus Hultcrantz en lång och tålamodsprövande resa. De tog in extern experthjälp, fick draghjälp av en engagerad kommunchef och såg till att förankra arbetet på längden och tvären i organisationen.
Markus Hultcrantz minns en tidig diskussion:
– Vi sa: ”Ska vi göra det här arbetet så ska det märkas ända ut i alla verksamheter. Det är inte fritt valt arbete. Alla ska med. Punkt slut.”
I dag har arbetet med att göra Flens kommun till en friskare arbetsplats en fungerande struktur och sjukfrånvaron har sjunkit. Det där sista är HR-chef Joakim Danielsson extra stolt över:
– Vårt mantra har varit att vi i dag har 200 medarbetare som är sjuka och de vill vi ha tillbaka. För det är 200 individer som vill vara på jobbet, bidra och må bra.
Joakim och Marcus bästa tips till dig som vill komma igång med arbetet att skapa en friskare arbetsplats:
Våga vara modig
Var inte rädd för att göra fel. Säg som det är och vad du tycker.
Ha ett bra svar på den givna frågan
Hitta ert ”varför”. Det är svårt att få med sig kollegorna om syftet är grumligt.
Alla ska med på tåget
Se till att arbetet är förankrat på ett gediget sätt. Annars riskerar det hela att bli slöseri med tid.
Så lyssnar vi på medarbetarna
Att lyssna på medarbetarna är avgörande i arbetet med att skapa en friskare arbetsplats. Men hur gör man det på bästa sätt? I det andra avsnittet av ”När alla vinner”, en podd från KPA Pension och Suntarbetsliv, berättar skyddsombud Annica Ottosson och HR- och kommunikationschef Kristian Kindstedt hur de tillsammans har lyckats.
Lyssna på hela reportaget i avsnitt 2
Arbetsmarknadsförvaltningen i Stockholms stad har ungefär 1 000 medarbetare. Grunden i arbetsmiljöarbetet är de åtta friskfaktorerna. Alltså de byggstenar som forskning visar är avgörande för att skapa en arbetsplats där medarbetarna mår bra och vill jobba kvar.
Men grundförutsättningen för att komma någonstans är att medarbetarna känner sig lyssnade på. För den som känner sig förbisedd kan i värsta fall bli bitter.
– Man ska inte behöva sitta och lyssna på kollegor som gnäller, för det smittar. Att däremot gå till sin chef och säga att något inte fungerar tyder på engagemang och att man vill att situationen ska bli bättre, säger HR- och kommunikationschef Kristian Kindstedt.
Det är precis den typen av konstruktiva synpunkter som han och skyddsombudet Annica Ottosson försöker fånga upp.
Arbetsmarknadsförvaltningen i Stockholms stad gör olika typer av mätningar bland medarbetarna. Där ställs frågor om allt från ventilation till jämställdhet. Men det gäller att tänka kvalité i stället för kvantitet.
– Man måste också utvärdera och följa upp frågorna. Ställer vi för många frågor? Är det för ofta eller för sällan? Det är en del av systematiken, säger Kristian Kindstedt.
Viktigt är också att tydligt förklara varför mätningarna görs.
– Finns inget syfte, då finns det heller ingen anledning att svara på frågorna. Ställer jag samma frågor, då måste jag förklara varför jag gör det, säger skyddsombudet Annica Ottosson.
Dessutom gäller det att lägga krut på nästa steg.
– Det är ingen idé att mäta någonting utan att följa upp eller omsätta resultatet i praktiken. Där slarvas det, både från chefshåll och fackligt håll. Vi är väldigt duktiga på att sätta upp handlingsplaner och genomföra aktiviteter, men kan bli bättre på att följa upp, säger Kristian Kindstedt.
Både han och Annica Ottosson menar att det goda samarbetet mellan HR-avdelning och fackförbund på deras arbetsplats har varit en framgångsfaktor. Så ser det inte ut överallt och Kristian Kindstedt har funderat på varför:
– Jag tror att det har att göra med att man ser varandra som motparter. Men egentligen är man där för samma sak. Alla vill ju ha en bra arbetsmiljö.
Annica och Kristians tre bästa tips till dig som vill få med alla på tåget
Tydligt ledarskap
Chefen har arbetsmiljöansvaret och behöver ta sitt ansvar. Alla ska känna sig lyssnade på, men någon måste också vara den som fattar beslut, ställer krav och driver processen.
Skippa prestigen
Chef och ledning leder och styr, men måste samtidigt vara prestigelösa och ha ett mindset där medarbetarna sätter upp målet och äger processen.
Förankra ordentligt
Om förändringar ska bli framgångsrika krävs att de är ordentligt förankrade. Annars finns det risk för att medarbetarna inte förstår vad som händer – eller varför.
Så lägger vi våra egna scheman
Flexibilitet i schemaläggningen är en viktig faktor för att skapa en attraktiv arbetsplats. I det tredje avsnittet av ”När alla vinner”, en podd från KPA Pension och Suntarbetsliv, berättar enhetschefen Birgitta Uusitalo och skyddsombudet Anette Unga hur det fungerar när medarbetarna på hemtjänsten i Junosuando lägger sina egna scheman.
Lyssna på hela reportaget i avsnitt 3
De medarbetare som jobbar i hemtjänstgruppen i Junosuando, i Pajala kommun, har en väldigt speciell arbetsmiljö. Avstånden är stora och vädret kan vara en utmaning, särskilt under vintermånaderna. Men något som har gjort en märkbar skillnad är den nya schemaläggningen, som ger medarbetarna möjlighet att själva planera sina arbetsdagar.
Tidigare fanns fasta arbetspass och ett stort antal regler för hur scheman skulle läggas. Detta skapade en hel del frustration, särskilt när privata åtaganden och livsstil inte riktigt passade ihop med arbetslivets krav. Förändringen kom när fackförbund och arbetsgivare började diskutera ett mer flexibelt upplägg, där medarbetarna själva får större ansvar över sin tid. I dag lägger medarbetarna själva sina scheman. De enda ramar som finns kvar är att man ska fullgöra sina arbetstimmar och att arbetsmiljön inte ska påverkas negativt.
– Det var ett stort steg, men vi gick framåt i små steg och gjorde förändringarna i provperioder. Det gjorde att alla kunde känna sig trygga med processen, säger skyddsombud Anette Unga.
Den nya schemaläggningen har inte bara haft en positiv effekt på medarbetarnas arbetsliv, utan också på rekrytering och arbetsmiljö.
– Vi har märkt att det har blivit lättare att rekrytera och få in vikarier, för nu kan vi säga att du har möjlighet att lägga schemat utifrån dina förutsättningar. Det har också gjort att våra medarbetare stannar längre, säger Birgitta Uusitalo.
För Anette Unga personligen har dem nya schemaläggningen gjort det enklare att få ihop sitt privatliv och arbetsliv.
– Jag är hockeyintresserad, och nu kan jag se Luleå Hockeys matcher utan att behöva planera bort dem. Det är små saker, men de gör en stor skillnad för hur man upplever sitt arbete, säger Anette Unga.
Enhetschefen Birgitta Uusitalo och skyddsombudet Anette Unga är eniga om att fler arbetsplatser borde testa upplägget. I en tid där medarbetare i allt högre grad söker balans mellan jobb och privatliv, är det en klar konkurrensfördel att kunna erbjuda större frihet i arbetslivet.
– Det kommer att bli ännu viktigare i framtiden, i synnerhet när det gäller de yngre generationerna. De förväntar sig mer frihet och flexibilitet i sitt arbetsliv och vi måste kunna möta de behoven, säger Birgitta Uusitalo.
Anette Unga menar att den nya schemaläggningen i grund och botten handlar om ett ge-och-ta-tänk:
– Om jag får ett bra schema nu kan jag kanske ge någon annan ett bättre schema nästa gång. Och det gör att vi alla kan må bättre och stanna kvar längre på arbetsplatsen.
Så testar ni egen schemaläggning – Birgitta och Anettes tre bästa tips
Prova under en begränsad period
Testa upplägget under en provperiod. Det ger medarbetarna möjlighet att ge återkoppling, vilket gör att ni kan justera och förbättra innan något blir permanent.
Inför förändringar i små steg
Förändringar kan kännas stora, så se till att de införs successivt. Det hjälper medarbetarna att känna sig trygga i processen och gör det lättare att anpassa sig till det nya upplägget.
Kommunicera öppet och tydligt
Var tydlig med syftet och målet för förändringen. När alla vet varför förändringen sker och vad den ska leda till, ökar engagemanget och förståelsen.
Så fick vi medarbetarna att känna sig sedda
Kan fler mellanchefer bidra till att medarbetarna känner sig mer sedda? Ja, så blev det på Luleå Lokaltrafik. I det fjärde avsnittet av ”När alla vinner”, en podd från KPA Pension och Suntarbetsliv, berättar skyddsombudet Lisa Wallgren och HR-chefen Sirpa Jakobsson varför.
Lyssna på hela reportaget i avsnitt 4
Luleå, med sina kalla vintrar och långa avstånd, ställer särskilda krav på både arbetsmiljö och medarbetarnas trivsel. Luleå Lokaltrafik, LLT, sysselsätter 220 personer och har gjort stora framsteg genom att förändra organisationen och ledarskapet. Tidigare fanns endast fyra mellanchefer som ansvarade för ett stort antal medarbetare, vilket ledde till stress och dålig kommunikation. I dag har antalet mellanchefer ökat till åtta, vilket har bidragit ett mer personligt och tillgängligt ledarskap.
– Att kunna träffa sin chef är avgörande för trivseln. Medarbetarsamtal och en öppnare dialog har blivit en naturlig del av arbetsdagen, säger HR-chefen Sirpa Jakobsson.
Genom att involvera medarbetarna i förändringsarbetet har LLT byggt en kultur av samarbete och delaktighet. Skyddsombudet Lisa Wallgren betonar vikten av att alla känt sig inkluderade i processen:
– Jag upplever att det är mycket lättare att nå ut till mina chefer nu. Det har verkligen gjort skillnad, säger hon.
Medarbetarundersökningar visar en klar förbättring av arbetsklimatet sedan omorganisationen genomfördes. Det har också haft positiva effekter på rekryteringen. I dag, säger HR-chef Sirpa Jakobsson, anses LLT vara en attraktiv arbetsplats:
– Det handlar om att skapa en miljö där medarbetarna känner att deras åsikter och behov tas på allvar.
Sirpa och Lisas tre bästa tips för att få medarbetarna att känna sig sedda
Ge cheferna tid
När cheferna är tillgängliga för sina anställda ökar engagemanget och trivseln.
Involvera medarbetarna
Se till att alla har en röst i förändringsprocesserna. Delaktighet bygger förtroende och ökar motivationen.
Följ upp
Mät och utvärdera förändringar regelbundet för att kunna anpassa arbetsmiljön efter medarbetarnas behov.
Så låter vi medarbetarna testa nya jobb
Möjligheten till arbetsplatsbyten kan skapa en bättre arbetsmiljö. Men hur ska man göra? I det femte avsnittet av "När alla vinner", en podd från KPA Pension och Suntarbetsliv, berättar verksamhetschef Marie-Heléne Ståhl och den fackliga förhandlaren Marina Kilpelä hur socialförvaltningen i Bodens kommun lyckades.
Lyssna på hela reportaget i avsnitt 5
På socialförvaltningen i Bodens kommun har arbetsgivare och fackförbund funderat över hur de tillsammans kan skapa en mer attraktiv arbetsplats. En av de mest innovativa åtgärderna har varit att ge medarbetarna chansen att under en begränsad period testa ett annat jobb inom samma förvaltning.
Det var en idé som presenterades första gången redan 2008 av verksamhetschef Marie-Heléne Ståhl och det dåvarande skyddsombudet. Trots ett initialt motstånd, och att det tog nio år för modellen att hitta sin rätta form, har det visat sig vara ett framgångsrikt sätt att förbättra arbetsmiljön.
Medarbetare inom socialförvaltningen i Bodens kommun har i dag möjlighet att byta arbetsplats eller arbetsuppgifter för att få nya utmaningar och återupptäcka arbetsglädjen. Bytet sker först på prov i tre eller sex månader. Efter halva tiden görs en utvärdering där både medarbetare och chef får komma till tals. Om det inte känns bra finns alltid möjlighet att återvända till det gamla jobbet. Medarbetaren är nämligen tjänstledig under hela prövotiden. Men det händer också att bytena blir permanenta.
I dag har ett 30-tal personer tagit chansen.
– Vi ville skapa en åtgärd som inte är knuten till sjukskrivning eller omplacering, utan fungerar som en hälsofrämjande insats, säger Marie-Heléne Ståhl.
Hon har ett specifikt arbetsplatsbyte som har stannat kvar i minnet. Det handlar om en medarbetare som bytte från ett äldreboende till ett annat:
– Då tycker man ju att det borde vara ganska lika, men medarbetaren sa att det kändes som om den fick ett helt nytt liv. Den här personen var ganska trött och slut, men kände nu arbetsglädje. Jag blir jättevarm i hjärtat, för medarbetaren var på väg ut från vår organisation och hade jobbat här i över 30 år. Så jag tänker att arbetsgivaren sparar ju kompetensen på det här sättet. Det tar lång tid innan vi kan ersätta någon som har jobbat så länge hos oss.
För Marina Kilpelä, facklig förhandlare på Kommunal, har arbetsplatsbytena blivit ett viktigt verktyg för att undvika att personalen hamnar i långvarig sjukfrånvaro eller slutar.
– Jag tycker att det här är en fantastisk möjlighet att hålla kvar personal och att få dem att må bra på jobbet, säger hon.
Modellen för arbetsplatsbyten har inte bara lett till ökat välmående bland medarbetarna, utan också till ett bättre arbetsklimat och att Bodens kommun uppfattas som en mer attraktiv arbetsplats. Andra kommuner har därför hört av sig för att ta del av erfarenheterna.
– Man behöver inte uppfinna hjulet igen. Vi har ju en modell som visar hur man kan gå till väga, säger Marina Kilpelä.
Marie-Helénes och Marinas tre bästa tips för att lyckas med arbetsplatsbyten
Tänk förebyggande
Arbetsplatsbyten är en förebyggande åtgärd. Genom att ge medarbetare möjlighet att prova ett annat jobb kan du undvika att arbetsmiljöproblem eskalerar och i värsta fall leder till sjukskrivningar.
Skilj på arbetsplatsbyten och rehabilitering
Det är viktigt att skilja på arbetsplatsbyten som en del i det förebyggande arbetsmiljöarbetet och omplaceringar av rehabiliteringsskäl. När modellen används som en förebyggande åtgärd blir det lättare för medarbetarna att se detta som en positiv möjlighet snarare än ett resultat av arbetsrelaterad sjukdom.
Gör det enkelt och tydligt
För att modellen ska fungera effektivt är det avgörande att medarbetarna känner till att möjligheten faktiskt finns. Se också till att processen är enkel och inte skapar onödig administration, så att medarbetarna inte upplever att det finns en hög tröskel.
Så ändrade vi mindset
För att skapa en arbetsplats där medarbetarna trivs är det viktigt att ändra mindset, att flytta fokus från risk till frisk. Det har Region Jönköpings län lyckats med. HR-strateg Pernilla Lindmark Gyllensvaan och huvudskyddsombud Ulrika Toftgård berättar hur.
Så får vi erfarenheten att stanna
På Folktandvården i Stockholm får medarbetare över 65 år ett lönetillskott och full pensionsinbetalning om de fortsätter jobba deltid. Områdeschefen Joakim Levin och den fackliga representanten Ulrika Rebhan berättar varför upplägget är så framgångsrikt.
Så får vi medarbetarna att jobba längre
På det kommunala bolaget Renova i Västsverige använder man 80-90-100-modellen. Den är ett sätt att få medarbetare över 63 år att jobba längre. HR-partner Katarina Gussmo och den fackliga representanten Karin Karlfeldt Fedje förklarar varför de tycker att andra borde testa samma sak.
Så bygger vi på det som funkar
Arbetet med att skapa en friskare arbetsplats riskerar att fokusera för mycket på bristerna. Men på Servicecenter i Region Västerbotten gör man tvärtom – bygger på allt det som redan fungerar bra. Verksamhetschef Joel Backman och skyddsombudet Camilla Liljendahl berättar varför Armand Duplantis blivit deras inspirationskälla.
Så får vi framgångarna att bli bestående
Arbetet med att skapa en friskare arbetsplats tar aldrig slut. Därför är den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet så viktig. HR-konsult Moa Elfström och huvudskyddsombud Simon Kullberg berättar varför Malmö stads nya modell fungerar så bra.